Không còn nghi ngờ gì nữa, yêu cầu và nhận thanh toán là công việc quan trọng nhất trong việc kinh doanh. Các công ty phải gửi hóa đơn thanh toán cho khách hàng đúng hạn để duy trì dòng tiền minh bạch. Mặc dù việc sử dụng hóa đơn có rất nhiều lợi ích nhưng nhiều doanh nghiệp Việt vẫn chần chừ do thấy quy trình cồng kềnh hay tâm lý ngại thay đổi.
Có thể quy mô doanh nghiệp khác nhau nhưng việc thanh toán và xử lý hóa đơn thủ công đều tiêu tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp. Thật may mắn khi các doanh nghiệp đã có thể sử dụng các phần mềm thanh toán điện tử sẵn có trên thị trường để tự động hóa quy trình. Dưới đây là một số điều cần lưu ý trong quá trình tìm kiếm phần mềm thanh toán phù hợp cho doanh nghiệp.
Ngân sách
Là chủ doanh nghiệp, bạn cần phải lên kế hoạch số tiền bạn sẵn sàng chi trả cho phần mềm. Do đó, các chi phí liên quan đến hệ thống xử lý hóa đơn tự động cũng nên được tìm hiểu kỹ. Bạn không nên mua phần mềm vượt quá tính năng bạn cần nếu bạn chỉ dự định sử dụng một vài chức năng của nó.
Hiện nay, một vài phần mềm thanh toán dành cho các doanh nghiệp nhỏ tuy phục vụ được mục đích của bạn trong thời gian ngắn, nhưng sau một khoảng thời gian sử dụng, lại yêu cần bạn trả các khoản phí phát sinh. Vì vậy, bạn nên chọn phần mềm trả trước và minh bạch về chi phí.
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin hiện có
Tiếp tục sử dụng phần mềm hiện có, có phải một lựa chọn tồi? Có lẽ là không, bởi điều đó sẽ giúp tiết kiêm thời gian và công sức cho nhân viên của bạn không phải làm quen lại từ đầu. Tuy nhiên, nếu phần mềm hiện có không đáp ứng được nhu cầu sử dụng của bạn thì tìm tới giải pháp thay thế là điều cần thiết. Khi đó bạn hãy lưu ý rằng chức năng và hoạt động của hệ thống xử lý hóa đơn tự động mới cần phải đơn giản, dễ dùng để nhân viên của bạn không lãng phí thời gian, gây trì trệ công việc. Hãy chuẩn bị một danh sách các yêu cầu về tính năng, công dụng của hệ thống và luôn đối chiếu kĩ trong quá trình lựa chọn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một chức năng cụ thể, hãy tiếp tục lựa chọn cho đến khi tìm được phần mềm vừa ý và giúp bạn cải thiện việc xử lý hóa đơn hơn.
Loại hình kinh doanh
Bạn cung cấp dịch vụ gì? Bạn đang muốn đưa ra báo giá dựa trên số giờ làm việc? Phần mềm lập hóa đơn tốt nhất sẽ tự động hóa quy trình để bạn không phải tốn thời gian cho các hoạt động lặp đi lặp lại. Xét cho cùng, các ứng dụng phần mềm khác nhau sẽ phù hợp cho từng loại tổ chức khác nhau.
Các công ty đang phát triển muốn các giải pháp phần mềm để đáp ứng nhu cầu mở rộng của mình. Do đó, một phần mềm phù hợp là phần mềm có khả năng cập nhật tính năng bổ trợ, để khi số lượng và độ phức tạp của mỗi hóa đơn càng ngày càng tăng thì khi đó doanh nghiệp vẫn sẽ sử dụng phần mềm để giải quyết công việc. Điều này đồng nghĩa với việc chương trình phần mềm phù hợp thì cần giúp doanh nghiệp xử lý các bảng giá khác nhau cho nhiều hàng hóa lẫn dịch vụ.
Chọn phần mềm phù hợp là điều cần thiết để quản lý và phân tích dòng tiền của bạn một cách hiệu quả. Do đó, với rất nhiều hệ thống xử lý hóa đơn tự động hiện có, việc nghiên cứu kỹ phần mềm thanh toán phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của công ty là điều rất quan trọng.
Tài chính cho doanh nghiệp 
Trả lời